BAB 5
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
1.
Sistem
Sistem adalah kumpulan
komponen yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan saling berinteraksi,
saling bergantung, serrta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai
tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh
sistem lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing
komponen-komponennya.
Organisasi atau
perusahaan merupakan Open System,
yang memiliki karakteristik sebagai berikut.
a. Mengandung
Beberapa Input atau Sumber Daya
Adapun yang termasuk input sistem
kantor, anatara lain:
1) Sumber
daya manusia
2) Uang
3) Bahan
4) Alat/Mesin
5) Metode
6) Lingkungan
kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang, pencahayaan, warna,
maupun lingkungan eksternal kantor.
b. Terdapat
Proses
Proses dalam organisasi, meliputi :
1) Pembagian
kerja dan kerja sama
2) Kebergatungan
dan Keterkaitan
3) Saling
mempengaruhi dan membutuhkan
Menurut
The Liang Gie, proses sistem kantor, meliputi :
1) Reading
atau menginterpretasi data.
2) Writing, typing, card medium
punching ( menginput data ).
3) Recording
( merekam data ).
4) Sorting
( mengklasifikasi data )
5) Transmitting
( mengirimkan data ).
6) Calculating
( mengkalkulasi data secara matematis ).
7) Comparing
( membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).
8) Storing/eliminating
( menyimpan data/ membuang data yang tidak perlu )
c. Menghasilkan Output
Dalam sebuah sistem ada
sasaran atau output yang ingin dicapai bersama. Output sistem kantor adalah informasi.
d. Adanya
Kontrol/Pengendalian
Untuk menegetahui
kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik atau feedback. Informasi balik tentang kinerja sistem atau feedback ini melaksanakan fungsi
manajemen pengawasan/pengendalian.
Sistem dengan input,
proses, output, dan pengendalian.
2.
Data
dan Informasi
Menurut Mills (1984)
data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk angka
atau simbok khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu
dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data
tersebut sudah diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam
bertindak. Pengolahan data bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data
tersebut dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakana.
Informasi merupakan
hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih berguna bagi yang menerimanya
serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan
juga sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi
suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data
semula.
Pengolahan data dan
informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan,
pedistribusian, dan penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan
tersebut disajikan dalam Bab 5.
3.
Manajemen
Sebagaimana telah kita
ketahui bahwa manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakasanakan
secara benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.
G.R. Terry mengemukakan
manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorgaisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yan melakasanakan agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Dari uarian diatas, dapat dipahami pengertian sistem informasi
manajemen, yaitu suatu sistem yang saling bekerja sama terdiri atas
sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan merupakan satu keasatuan yang saling
berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih,
menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang baik dan siap
pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen
yang baik melalui pembuatan keputusan.
Dengan
kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem informasi digunakan untuk
menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan
pengembalian keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen
menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan
menyediakan informasi untuk operasi organisasi.
Sistem
informasi manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja
memudahkan kegiatan yang berulang dan
rutin sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur tidak perlu dianggap sebagai
hal baru yang menjadi beban tambahan.
B. Prasyarat Sistem Informasi
Manajemen
Dalam pengelolaan
sistem informasi manajemen dibutuhkan komunikasi yang baik sebagai sayarat mutlak
untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secara
horizontal. Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat
individual, dan merupakan esensi dari manajemen. Informasi dapat diampaikan
secara lisan maupun tulisan, misalnya melalui rapat, surat, buku panduan, dan
telepon.
Selain komunikasi
sebagai prasyarat, sistem informasi manajemen merupakan kumpulan manusia,
mesin, prosedur dan database. Oleh karenanya, sebuah sistem informasi tidak
dapat dikatakan sebuah sistem informasi manajemen jika tidak
memiliki/menggunakan database dalam pengertian database yang menyeluruh.
Selain itu, secara
teorirtis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah sistem informasi
manajemen. Namun dalam praktek, sistem informasi manajemen yang baik tidak akan
ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan
sistem informasi manajemen adalah sistem informasi manajemen harus dijalin
secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
C. Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Tujuan dari Sistem
Informasi Manajemen, yaotu sebagai berikut :
1. Mneyediakan
informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan
tujuan lain yang diiginkan manajemen.
2. Menyediakan
informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian,
dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut
menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke
informasi sistem informasi manajemen dan mengetahui bagaiman cara menggunakannya.
Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan maslah, dan
mengevaluasi kinerja karena informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua
tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian ,dan pengambilan keputusan.
Tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi
kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit
organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemen menyediakan informasi
bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika.
D. Jenis-Jenis Sistem Informasi
Setiap orgaisasi atau
perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda-beda dan sistem
tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pihak pengguna pada
semua tingkat.
Setidaknya
terdapat tiga jenis sistem informasi manajemen, yaitu :
1.
Sistem
Informasi Berdasarkan Pegawai
Contoh sistem informasi
pada sebuah organisasi berbentuk perseroan terbatas (PT) yang Berkonsentrasi
pada struktur organisasi dengan garis
komando dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Data
dan informasi mengalir, baik secara lisan maupun tulisan atau laporan manual
dan digital. Data dan informasi tersebut digunakan sebagai tindakan kontrol dan
tindakan. Alas yang lebar menunjukkan bahwa bagian bawah lebih banyak pegawai
yang beroperasi. Semakin ke puncak semakin sedikit pegawai yang diperlukan
dimana pekerjaan manajemen dan administrasi lebih banyak dilakukan.
Tingkatan
struktur dan tingkatan wewenang dalam organisasi formal menekankan adanya
koordinasi secara vertikal dan horizontal untuk mengendalikan operasional
kantor. Hal ini cenderung membatasi arus
komunikasi di kalangan pegawai sehingga organisasi informal berkembang untuk pengkomunikasian
informasi di kalangan pegawai. Seorang pegawai lebih cenderung untuk mencari
informasi dari rekan kerja dari pada mencari informasi dari supervisor. Dengan
demikian, interaksi langsung antar pegawai dapat memecahkan masalah yang
berhubungan dengan pekerjaan. Sistm ini berperan sebagai sara penyebaran
informasi secara cepat dan memberikan umpan balik.
Kelemahan
sistem ini adalah kurangnya kualitas informasi sehingga kemungkinan besar dapat
terjadi penyebaran isu negatif. Solusi terhadap kelemahan ini adalah
meningkatkan metode komunikasi formal. Jika manajemen memberikan informasi yang
memadai kepada para pegawai pada waktu yang tepat dan dngan saluran komunikasi yang benar, maka
isu negatif tidak mungkin berkembang.
2. Sistem Informasi Berdasarkan
Komputer
Sistem informasi berdasarkan komputer mengacu kepada
penggunaan komputer guna pengumpulan dan pengolahan rekaman serta kegiatan
bisnis. Penggunaan sistem ini dapat menghasilkan keuntungan berupa kecepatan
tinggi, keakuratan, serta biaya rendah dalam pengoperasian prosedur administrasi.
3. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sistem manual dan atau
komputer terpadu yang memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen,
dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Tujuan ideal yang ingin
diperoleh adalah mencapai suatu situasi dimana data diolah ketika diterima dan
informasi diperoleh pada waktu yang tepat sehingga berpengaruh dalam
pengambilan keputusan. Banyak jenis barang yang dipasarkan misalnya, register
elektronik yang dihubungkan dengan server membrikan informasi langsung untuk
rekaman stok manajemen dan rekaman keuangan.
E. Manfaat Informasi
Dengan demikian,
informasi bermanfaat untuk :
1.
Perencanaan,
misalnya untuk menentukan target profit
yang ingin dicapai dan anggaran biaya tahun ini perusahaan membutuhkan
informasi berkaitan rencana dan realisasi profit serta biaya tahun sebelumnya. Dengan
demikian, dapat dilakukan pengukuran apakah efektivitas tercapai atau tidak.
Informasi tersebut dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan
pembanding sebagai bahan masukkan dalam melakukan perkiraan untuk masa yang
akan datang.
2.
Pengorganisasian,
misalnya dalam menjalankan suuatu proyek, job
description setiap posisi pada struktur organisasi yang sudah dibuat
sebelumnya harus diduduki oleh orang-orang yang tepat. Untuk itu, perusahaan
membutuhkan informasi berkenaan dengan kompetensi, pengetahuan, skill,
kemampuan dari orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan.
3.
Pelaksanaan,
misalnya perusahaan melakukan perluasan pasar dengan mengirimkan produk ke
daerah tertentu. Namun tiba-tiba, ada informasi terjadi banjir di jalan menuju
daerah tersebut, sehingga perusahaan harus mencari jalan alternatif untuk
mencapai tujuan.
4.
Pengendalian,
misalnya perusahaan ingin meninjau pelaksanaan pameran apakah sesuai dengan
rencana atau tidak, baik waktu maupun kualitas. Perusahaan harus mengawasi
realisasi apakah ada kemajuan yang telah dicapai sekaligus membandingkan dengan
rencana semula.
F. Karakteristik Informasi Siap Pakai
Karakteristik informasi
yang baik dan siap pakai, di antaranya :
1. Relevan
Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan
keperluan pengambilan keputusan. Informasi yang diterima harus relevan dengan
permasalahan yang dihadapi. Contoh, hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam
menerima calon pegawai antara lain latar belakang pendidikan, pengalaman kerja,
pelatihan atau kursus yang pernah diikuti. Sedangkan informasi mengenai jumlah
saudara tidak relevan untuk dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai.
2. Akurat
Informasi yang diterima harus bener, menggambarkan kenyataan
secara objektif, tepat, tidak bias, dan sebaliknya ada derajat kebenaran
sebagai hasil analisis statistik.
3. Tepat Waktu
Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya bagian
pemasaran harus mengetahui jumlah dan jenis barang persediaan di gudang, Jangan
sampai bagian pemasaran menjanjikan akan segera mengirimkan barang pesanan
kepada konsumen secepatnya sementara barang yang dipesan sudah habis
persediaanya di gudang. Contoh lain informasi nilai tukar mata uang hari
kemarin tidak berlaku untuk transaksi hari ini.
4. Lengkap dan Memadai
Informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam
kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebutuhan. Contoh, Pemegang saham ingin
mengetahui secara keseluruhan laporan keuangan. Dengan demikian, Perusahaan
harus menyediakan informasi neraca keuangan, laporan rugi laba, laporan arus
kas, dan sebagainya.
5. Up to Date
Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda
setiap saat. Perubahan tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan harus
diantisipasi secara proaktif. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus
informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir perubahan-perubahan yang
terjadi sehingga dapat memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.
6. Dapat Diandalkan
Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari gosip atau
isu yang tidak jelas asal-usulnya
Tentunya tidak dapat
digunakan.
7. Dapat Dimengerti
Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik.
Informasi dapat disajikan dalam bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan
mudah dimengerti agar informasi tersebut berguna bagi pembuat keputusan dan
mempermudah serta mempercepat pengambilan keputusan.
8. Dapat Dibandingkan
Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan
saat ini, keadaan di masa lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan
potensial, dan dengan pihak pesaing.
G. Hambatan Informasi bagi Pengambil
Keputusan
Dalam membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan
yang disebabkan oleh rendahnya kualitas informasi. Informasi yang tersedia
tidak akan mendukung proses pengambilan keputusan apabila terjadi hal-hal
berikut :
1.
Infromasi tidak akurat/salah.
2.
Informasi tidak diteruskan atau
ditutupi.
3.
Informasi sulit dikumpulkan.
4.
Informasi sulit ddicari.
5.
Informasi tidak jelas kebenarannya atau
sulit dikonfirmasi.
6.
Sistem penyimpanan tidak jelas.
7.
Informasi yang dibutuhkan tidak diketahui.
8.
Kurang bertanggung jawab dalam
mengumpulkan informasi.
9.
Informasi penting atau rahasia bocor
kepada pihak lain.
10.
Dana terbatas.
H. Input, Proses, Output, dan
Pengendalian Informasi
Setiap open system,
termasuk didalamnya organisasi/perusahaan, memiliki input, proses, output, dan
pengendalian. Dalam sistem informasi manajemen, keempat aspek tersebut dapat
dikenali dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan, misalnya sebagai berikut ;
1. Input
a.
Keputusan apa yang akan dibuat?
b.
Data apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan
keputusan?
c.
Informasi apa yang dibutuhkan untuk
mendukung pembuatan keputusan?
d.
Berapa banyak informasi yang dibutuhkan?
e.
Dalam bentuk apa informasi tersebut
diperoleh?
f.
Siapa yang bertanggung jawab untuk
mengolah informasi tersebut?
g.
Dari siapa/dari mana informasi tersebut
diperoleh?
h.
Bagaimana cara mendapatkan informasi
tersebut?
2. Proses
a.
Bagaimana cara membuat informasi
tersebut?
b.
Bagaimana cara mengumpulkan informasi
tersebut?
c.
Bagaimana cara memproses informasi
tersebut?
d.
Bagaimana cara mereka informasi
tersebut?
e.
Bagaimana cara mendistribusikan
informasi tersebut?
f.
Bagaimana cara mengembangkan
pendistribusian yang efektif dan efisien?
g.
3. Output
a.
Informasi seperti apa yang dihasilkan?
b.
Kapan informasi tersebut dihasilkan?
c.
Dalam bentuk apa informasi tersebut
dihasilkan?
d.
Bagaimana cara mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dan bagaimana cara menyimpulkan informasi tersebut
untuk mencapai tujuan?
e.
Bagaimana kualitas informasi yang
dihasilkan?
f.
Puaskah para pengguna informasi dengan
informasi yang dihasilkan?
4. Pengendalian
a.
Bagaimana kualitas pegambilan keputusan
yang dibuat?
b.
Sejauh mana informasi yang dihasilkan
mendukung kualitas pengambilan keputusan?
c.
Apakah keputusan yang diambil sudah
sesuai dengan harapan dan logis?
d.
Bagaimana para pengolah informasi
mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan?
e.
Apakah ada masalah atau penyimpangan
yang timbul selama terjadi input, proses, atau output?
f.
Dari manakah masalah atau penyimpangan
tersebut timbul?(dari grup, personal,
departemen, divisi, organisasi secara keseluruhan, atau luar organisasi)
g.
Bagaimana cara melakukan koreksi atau
revisi tersebut dilakukan?
h.
Kapan koreksi atau revisi tersebut
dilakukan?
i.
Bagaiman bentuk dan pendistribusian
informasi yang dapat menjamin rahasia atau keamanan informasi?
j.
Berapa banyak pengeluaran yang
dibutuhkan untuk menghasilkan informasi?
k.
Sejauh mana sistem dan prosedur kantor
dapat mendukung kualitas informasi dan pengambilan keputusan?
l.
Bagaimana pengklasifikasian sistem
informasi?
m.
Apakah perlu melakukan cross check dengan sumber lain?
Bagaimana hal tersebut dilakukan?
n.
Bagaimana kemampuan pegawai dalam
menganalisis informasi? Apakah perlu dikembangkan lagi?
o.
Apakah sistem informasi manajemen yang
ada dapat meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan?
p.
Apakah perlu sistem informasi manajemen
tersebut dikembangkan lagi? Bagaimana cara mengembangkannya?
I. Pengendalian Sistem Informasi
Manajemen
Rancangan sistem organisasi perusahaan menekankan pada
pentingnya informasi, pengolahan sistem informasi, dan pengkomunikasian informasi
yang baik kepada pihak pemakai informasi. Jika keakuratan dan ketersediaan
informasi diragukan manajemen tiak dapat mengendalikan organisasi secara
efektif sehingga akan mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan. Oleh
karena itu, sistem informasi manajemen perusahaan perlu dikelola secara optimal
karena informasi merupakan dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Di
samping itu, pengelolaan sistem informasi manajemen yang baik mendukung
tercapainya manajemen perusahaan yang berkualitas.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari
pengedalian internal suatu bisnis, meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,
teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah
bisnis, seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan
dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme
pengelolaan sistem informasi, khusunya dalam fungsi-fungsi perencanaan
informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi. Pengendalian sistem
informasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem
informasi , bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati
setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Ada beberapa keterampilan untuk mengelola pengendalian sistem informasi
yaitu sebagai berikut :
1. Kemampuan
mengendalikan kegiatan perencanaan informasi.
2. Kemampuan
mengendalikan proses transformasi informasi.
3. Kemampuan
mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi.
4. Kemampuan-kemampuan
kegiatan koordinasi.
Dengan kemampuan-kemampuan itu
maka terjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan sistem informasi.
BAB 6
A. Pengertian Basis Data (Data Base)
Basis data atau database, berasal dari
kata basis dan data. Basis dapat diartikan markas atau gudang tempat berkumpul.
Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti
manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep,
kedaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks,
gambar, bunyi atau kombinasinya dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan
dalam bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data dikumpulkan dan saling
berhubungan maka dikenal dengan istilah basis data (database) [Ramez, 2000].
Menurut Encyclopedia of Computer Science and Engineer, para ilmuwan di bidang informasi
menerima definisi standar informasi, yaitu data yang digunakan dalam pengambilan
keputusan. Jadi basis data
merupakan kumpulan file/table yang salingberelasi (berhubungan) yang disimpan dalam
media penyimpananelektronik. Atau, basis data adalah koleksi terpadu dari
data yang saling berkaitan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu
enterprise (dunia usaha).
Tabel 5.1 Definisi Basis Data
Menurut Para Ahli
PakarInformatika
|
Definisi Basis Data
|
George Tsu-der
Chou
|
Basis data
merupakan kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan kedalam aturan
yang khusus. Informasi ini adalah data yang telah diorganisasikan kedalam bentuk
yang sesuai dengan kebutuhan seseorang [Abdul, 1999].
|
Fabbridan
Schwab
|
basis data
adalah system berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan duplikasi
data.
|
Ramez Elmasri
|
Basis data
lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus, yaitu sebagai berikut.
a.
Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia
nyata (real world).
b.
basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber
yang secara logika mempunyai arti implisit. Data yang terkumpul secara acak tanpa
memiliki arti, tidak dapat disebut basis data.
c.
Basis data perlu di rancang, dibangun dan data
dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa user
dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan user.
|
Dari
beberapa definisi di atas, basis data memiliki berbagai sumber data dalam pengumpulan
data, bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia nyata, dirancang dan dibangun
agar dapat digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan [Waliyanto, 2000] dan pada masing-masing
table/file di dalam database berfungsi untuk menampung/menyimpan data-data, dan
masing-masing data yang ada pada table/file tersebut saling berhubungan dengan satu
sama lainnya. Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Dalam basis data seluruh data disimpan
dalam file basis data pada masing-masing table/file sesuai dengan fungsinya,
sehingga penelusuran data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat tersaji. Basis
data merupakan aspek yang sangat penting dalam system informasi karena merupakan
gudang penyimpanan data yang dapat menghindari duplikasi data, hubungan antardata
yang tidak jelas, organisasi data, serta update yang rumit.
B.
Hierarki
Basis Data
Data diorganisasikan kedalam bentuk elemen
data (field), rekaman (record), dan berkas (file). Elemen data adalah satuan data
terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna.
Misalnya data siswa terdiri dari NIS, nama, alamat, telepon atau jenis kelamin.
Rekaman merupakan gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain
dari rekaman adalah baris atau tupel. Berkas adalah himpunan seluruh rekaman
yang bertipe sama.
C.
J. Date menyatakan bahwa sistem basis
data dapat dianggap sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data yang
terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara dan membuat informasi tersebut tersedia
saat dibutuhkan.
C.
Macam-Macam
Basis Data
Dilihat
dari jenisnya, basis data dibagimen jadi menjadi dua yaitu sebagai berikut.
1. basis Data Flat-File
Basis data flat-file
baik digunakan untuk menyimpan daftar atau data sederhana dan berukuran
kecil sehingga dapat diubah dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari
sekumpulan string dalam satu atau lebih file yang dapat diurai untuk
mendapatkan informasi yang disimpan. Basis data flat-file akan menjadi sangat rumit bila digunakan untuk menyimpan
data berstruktur kompleks meskipun masih dimungkinkan menyimpan data semacam
itu. Salah satu masalah penggunaan basis data jenis ini yaitu rentan pada
korupsi data karena tidak ada penguncian yang melekat saat data digunakan atau
dimodifikasi.
2. Basis Data Relasional
Basis data ini mempunyai struktur yang
lebih logis terkait cara penyimpanan. Kata “Relasional” berasal dari kenyataan bahwa
tabel-tabel yang berada di basis data dapat dihubungkan satu dengan lainnya. Basis
data relasional menggunakan sekumpulan table dua dimensi yang masing –masing
table tersusun atas baris (tupel) dan
kolom (atribut).Untuk membuat hubungan
antara dua atau lebih tabel, digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di salah satu table dan foreign key di tabel yang lain.
Saat ini, basis data relasional menjadi pilihan
karena keunggulannya. Beberapa kelemahannya antara lain implementasi yang lebih
sulit untuk data, dalam jumlah besar dengan tingkat kompleksitasnya yang tinggi
dan proses pencarian informasi yang lebih lambat karena perlu menghubungkan tabel-tabel
terlebih dahulu apabila datanya tersebar di beberapa tabel.
D.
Data
Base Management System (DBMS)
Data
Base Management System dapat diartikan sebagai Sistem Manajemen Basis Data
(SMB), yaitu program komputer yang digunanakan untuk memasukkan, mengubah,
menghapus, memodifikasi dan memperoleh data/informasi secara praktis dan efisien.
Manfaat dari DBMS antara lain sebagai berikut.
1.
Praktis. DBMS menyediakan media
penyimpanan permanen berukuran kecil namun banyak menyimpan data jika dibandingkan
dengan menggunakan kertas.
2.
Komputer dapat mencari dan menampilkan informasi
yang dibutuhkan dengan cepat.
3.
Mengurangi kejemuan saat melakukan pekerjaan
berulang-ulang karena mesin tidak merasakannya.
4.
Update
to date. Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap
saat.
Tabel
5.2 KeuntungandanKelemahanPenggunaan DBMS
Keuntungan-keuntungan
|
Kelemahan-kelemahan
|
a.
Pemusatan kontrol DBMS dibawah satu orang/
kelompok menjadi terpeliharanya standar kualitas data, keamanan batas
penggunaannya serta menetralkan konflik dalam persyaratan data dan integritas
data dapat terjaga.
b.
Informasi basis data lebih efektif dalam pemakaian
bersama (shared data) oleh beberapa
user, dengan kontrol data yang terjaga.
c.
Mudah dalam membuat program aplikasi baru dengan
data bebas dan terpisah dari data yang disimpan dalam komputer.
d.
Menyediakan interface secara mudah bagi user dalam
mengelola data secara langsung.
e.
Data yang masuk dapat berlebih/ rangkap. DBMS
dapat menurunkan atau mengontrol tingkat kerangkapan dan mengelola proses
pembaruan data.
f.
Kemungkinan database yang di akses sama. DBMS
mampu mengatur interface berbeda, disesuaikan dengan pemahaman tiap user
terhadap kebutuhan basis data.
|
a
Biaya tinggi. Kebutuhan untuk mendapatkan
perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya
pemeliharaan dan sumber daya manusia yang mengelola basis data tersebut.
b
Sistem basis data lebih kompleks dibandingkan dengan
proses berkas, sehingga mudah terjadi kesalahan dan semakin sulit dalam
pemeliharaan data.
c
Data yang terpusat dalam satu lokasi dapat
beresiko kehilangan data selama proses aplikasi.
|
1. Model Data
Model data dapat dikelompokkan
berdasarkan konsep pembuatan deskripsi strktur basis data, yaitu sebagai berikut.
a.
Model data konseptual (high level) menyajikan konsep tentang bagaimana
user memandang atau memperlakukan data. Dalam model ini dikenal tiga konsep penyajian
data.
1)
Entity
(entitas)
merupakan penyajian objek, kejadian atau konsep dunia nyata yang keberadaannya secara
eksplisit didefinisikan dan disimpan dalam basis data. Contohnya siswa, mata pelajaran,
guru, nilai, dan sebagainya.
2)
Atribute
(atribut)
adalah keterangan yang menjelaskan karakteristik dari suatu entitas seperti
NIS, nama, kelas, jurusan untuk entitas siswa.
3)
Relationship
(hubungan)
marupakan interaksi antara satu entitas dengan yang lainnya. Contoh nya entitas
pelanggan berhubungan dengan entitas barang yang dibelinya.
b.
Model data fiskal (low level) merupakan konsep deskripsi detail antara disimpan kedalam
computer dengan menyajikan informasi tentang format rekaman, urutan rekaman,
dan jalur pengaksesan data yang dapat membuat pencarian rekaman data lebih efisien.
c.
Model data implementasi (representational) merupakan konsep deskripsi
data disimpan dalam computer dengan menyembunyikan sebagian detail deskripsi
data sehingga para user mendapat gambaran global bagaimana data disimpan dalam komputer.
Model ini merupakan konsep model data yang digunakan oleh model hierarki,
jaringan dan relasional.
2. Skema dan Instan Basis Data
Skema basis data
merupakan deskripsi dari basis data yang spesifikasinya ditentukan dalam tahap
perancangan namun tidak terlalu diharapkan diubah setiap saat. Penggambaran
skema umumnya hanya berisi sebagian dari detail deskripsi basis data.
Siswa
NIS
|
Nama
|
Kelas
|
Jurusan
|
Mata Pelajaran
KD_MP
|
Mata Pelajaran
|
Guru
KD_Guru
|
Nama
|
Alamat
|
Telepon
|
Sekolah
KD_Sekolah
|
NIS
|
KD_MP
|
KD_Guru MP
|
Semester
|
Tahun
|
Nilai
|
Sekelompok data yang tersusun dalam satu baris rekaman (record / tuple) dan tersimpan dalam
basis data disebut dengan instansi (instance)
atau kejadian (occurences).
Arsitektur ini
dikenal dengan nama arsitektur tiga skema (three-schema
architecture) dimana fungsi ini untuk memisahkan antara basis data fisik
dengan program aplikasi user.
Skema-skema tersebut
adalah sebagai berikut.
a. Level internal merupakan
skema internal yang memuat deskripsi struktur penyimpanan basis data dan menggunakan
model data fisikal serta mendefinisikan secara rinci penyimpanan data dalam
basis data dan jalur pengaksesan data.
b. Level konseptual adalah
skema yang memuat deskripsi struktur basis data secara keseluruhan untuk semua
pemakai. Skema ini hanya memuat deskripsi tentang enitas, atribut, hubungan dan
batasan, tanpa memuat deskripsi data secara rinci.
c. Level eksternal merupakan
skema eksternal (user view) yang
mendefinisikan pandangan data terhadap sekelompok user (local view) dengan menyembunyikan data lain yang tidak diperlukan
oleh kelompok user tersebut.
Keuntungan
dari arsitektur ini antara lain sebagai berikut.
a. Perubahan
skema konseptual, yaitu adanya perubahan suatu item data tidak akan berpengaruh
pada program aplikasi. Namun jika skema eksternal tidak sesuai lagi dengan
skema konseptual yang baru maka program aplikasi harus di sesuaikan juga.
b. Perubahan
skema internal, yaitu pemisahan antara skema eksternal dengan skema internal
yang berfungsi untuk menjaga bila terjadi perubahan skema internal. Misalnya,
ada penambahan “pointer” pada rekaman tidak memerlukan perubahan pada aplikasi.
c. Perubahan
skema eksternal, yaitu adanya penambahan atau pembuatan skema eksternal baru
namun tidak memengaruhi aplikasi yang ada selama aplikasi tersebut tidak
mengakses data berdasarkan skema yang baru.
Berikut
komponen-komponen DBMS (Howe, 1991).
a.
Interface, yang didalamnya terdapat
bahasa manipulasi data (data manipulation
language).
b.
Bahasa definisi data (data definition language) untuk skema
eksternal, skema konseptual, dan skema internal.
c.
Sistem kontrol basis data (database control system) yang mengakses
basis data karena adanya perintah dari bahasa manipulasi data.
Contoh bahasa menggunakan
komponen-komponen tersebut adalah SQL (Structured
Query Language). SQL merupakan bahasa standar yang digunakan oleh
kebanyakan aplikasi-aplikasi DBMS.
Referensi : Reymond, MC Leod. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat
Referensi : Reymond, MC Leod. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat
